Πώς να διαχειριστείτε την αλληλογραφία σας σε 5 βήματα;

Απορρίψτε τα σκουπίδια

Μειώστε τον αριθμό των μηνυμάτων που λαμβάνετε σταματώντας την εισροή ανεπιθύμητης αλληλογραφίας.

Κατάργηση εγγραφής από όλους τους καταλόγους-ναι, όλοι. Μπορείτε να βρείτε τα περιεχόμενά τους στο Διαδίκτυο ήδη. Τα περισσότερα έχουν εκτύπωση με οδηγίες για κατάργηση της εγγραφής ή μπορείτε να το κάνετε online. Η μείωση του ποσού ανεπιθύμητης αλληλογραφίας που λαμβάνετε θα μειώσει τον χρόνο που αφιερώνετε για τη διαχείριση της αλληλογραφίας σας. Είναι επίσης καλό για το περιβάλλον.

Μετά την απεγγραφή από τα πάντα, το γραμματοκιβώτιό σας θα είναι ευτυχώς απαλλαγμένο από ανεπιθύμητη αλληλογραφία για λίγο, αλλά θα αρχίσει αργά να συσσωρεύεται ξανά. Συνεχίστε να αφαιρείτε τον εαυτό σας από λίστες αλληλογραφίας σε συνεχή βάση ή να αφιερώνετε χρόνο κάθε έξι μήνες περίπου για να αφαιρέσετε το όνομά σας από τυχόν λίστες στις οποίες έχετε προστεθεί.

Προγραμματίστε το

Οι περισσότεροι άνθρωποι ταξινομούν το ταχυδρομείο ενώ περπατούν στην πόρτα μετά τη δουλειά και συχνά σταματούν στη μέση για να βάλουν το παλτό τους ή να στρέψουν την προσοχή τους στο τι είναι για δείπνο. Αντισταθείτε στην επιθυμία να διαχειριστείτε την αλληλογραφία έως ότου έχετε τον χρόνο και την προσοχή να δώσετε σε αυτήν την εργασία. Να γιατί:

• Εάν ταξινομήσετε στο δρόμο σας, πιθανότατα δεν είστε έτοιμοι να διαχειριστείτε την αλληλογραφία σας εκείνη τη στιγμή. Χρειάζεστε τα σωστά εργαλεία και την προσοχή για να αποφασίσετε πώς να χρησιμοποιήσετε ή να απορρίψετε κάθε κομμάτι.
• Ποτέ μην αγγίζετε ένα κομμάτι χαρτί περισσότερες από μία φορές, αν δεν χρειάζεται. Αυτό κάνει τη διαχείριση χαρτιού τόσο κουραστική: Πρέπει να το διαβάζετε κάθε φορά! Περιμένετε μέχρι να είστε έτοιμοι να διαχειριστείτε και να απορρίψετε.

Χρησιμοποιήστε τα σωστά εργαλεία

Διαθέστε τα κατάλληλα εργαλεία για να απορρίψετε, να ανακυκλώσετε ή να απαντήσετε στα μηνύματά σας. Αυτό περιλαμβάνει:

• Τεμαχίζων
• Κάδος ανακύκλωσης
• Σύστημα αρχειοθέτησης και ημερολόγιο

Μην έχετε τον τεμαχιστή και τον κάδο ανακύκλωσής σας σε ξεχωριστά δωμάτια. Θα πρέπει να είναι δίπλα σας καθώς εργάζεστε, ώστε να μπορείτε να αναλάβετε δράση αμέσως. Με αυτόν τον τρόπο, δεν θα έχετε σωρούς χαρτιού που περιμένουν να ανακυκλωθούν και να τεμαχιστούν σε όλο το σπίτι.

Δημιουργήστε ένα σύστημα

Υπάρχουν τρία παιχνίδια για κάθε κομμάτι αλληλογραφίας:

1. Λάβετε μέτρα με αλληλογραφία που χρειάζεται προσοχή τώρα ή τελικά. Διανομή σε άλλες κατηγορίες, όπως αρχείο, απάντηση, άμεση δράση κ.λπ.
2. Ανακυκλώστε ανεπιθύμητη αλληλογραφία που δεν έχει καμία αξία για εσάς και καμία αναγνωριστική πληροφορία για αυτό πέρα από το όνομά σας
3. Καταστρέψτε ένα κομμάτι της αλληλογραφίας που περιέχει οποιεσδήποτε πληροφορίες αναγνώρισης σε αυτό πέρα από το όνομα και τη διεύθυνσή σας. Αυτό θα περιλαμβάνει αριθμούς κοινωνικής ασφάλισης, ημερομηνίες γέννησης, προσφορές πιστωτικών καρτών και πολλά άλλα.

Συνεχίστε

Τώρα που έχετε ένα σύστημα εκτός λειτουργίας, πρέπει να το διατηρήσετε. Εάν δεν έχετε χρόνο κάθε μέρα να αφιερώσετε στην ταξινόμηση της αλληλογραφίας σας, τοποθετήστε την σε εισερχόμενα στο γραφείο σας, κοντά στην είσοδο σας ή σε μια γωνία στον πάγκο της κουζίνας σας. Προγραμματίστε να ξοδεύετε χρόνο μία ή δύο φορές την εβδομάδα για να ταξινομήσετε κάθε κομμάτι αλληλογραφίας, ώστε να μην χάσετε τίποτα σημαντικό.