Πόσο καιρό να διατηρήσετε τα έγγραφα και τι πρέπει να τεμαχίσετε;

Οι σωροί χαρτιού είναι ένας πόνος και η διαχείριση ενός συστήματος αρχειοθέτησης σπιτιού μπορεί να είναι μια έλξη. Ωστόσο, πρέπει να παραμείνετε σε κάποια έγγραφα επειδή δεν ξέρετε ποτέ πότε θα τα χρειαστείτε.

Πόσο καιρό πρέπει να διατηρήσετε τους φόρους, τις αποδείξεις, τις τραπεζικές καταστάσεις και άλλα σημαντικά έγγραφα; Κάθε τύπος εγγράφου είναι διαφορετικός, οπότε θα θέλατε να είστε σίγουροι ότι θα διατηρήσετε όλη τη γραφική σας εργασία για αρκετό χρονικό διάστημα προτού ανοίξετε τον τεμαχιστή, ακόμα κι αν νομίζετε ότι τελειώσατε με αυτά.

Διατήρηση ενός εφαρμόσιμου συστήματος οικιακής αρχειοθέτησης

Ένα κλειδί για τη δημιουργία ενός λειτουργικού συστήματος οικιακής αρχειοθέτησης είναι να αρχίσετε να μειώσετε την ποσότητα χαρτιού που λαμβάνετε. Μπορεί πραγματικά να μειώσει την ποσότητα χαρτιού που θα πρέπει να τεμαχίσετε ή να αρχειοθετήσετε. Αυτό σημαίνει να απαλλαγείτε από ανεπιθύμητη αλληλογραφία, να εγγραφείτε για ηλεκτρονικούς λογαριασμούς και να μην αποδεχτείτε φυλλάδια, κουπόνια που δεν θα χρησιμοποιήσετε ποτέ, καταλόγους που δεν θα διαβάσετε ποτέ ή άλλα εφέ που αισθάνεστε ότι πρέπει να κρατήσετε όταν γνωρίζετε ότι πραγματικά δεν τ.

Εάν αφήσετε αυτό το στάδιο προεπιλογής να ξεφύγει από το χέρι, μπορεί πραγματικά να αρχίσετε να παλεύετε με ακαταστασία χαρτιού. Μπορεί ακόμη και να φτάσει στο σημείο που αισθάνεστε σαν να το συσσωρεύετε. Σε αυτές τις περιπτώσεις, μπορεί να είναι πολύ χρήσιμο να απευθυνθείτε σε έναν επαγγελματία που μπορεί να σας καθοδηγήσει στη διαδικασία αποκοπής.

Το δεύτερο βήμα είναι να βεβαιωθείτε ότι έχετε ένα καλό σύστημα διαχείρισης αλληλογραφίας. Όσο πιο αποτελεσματικά χειρίζεστε το μήνυμα όταν εισέρχεται, τόσο λιγότερο συχνά θα πρέπει να κάνετε μια μεγάλη συνεδρία αρχειοθέτησης, τεμαχισμού και ανακύκλωσης.

Δημιουργήστε ένα ηλεκτρονικό σύστημα

Η απαλλαγή από την αρχειοθέτηση χαρτιού με τη δημιουργία ενός ηλεκτρονικού συστήματος αρχειοθέτησης θα σας εξοικονομήσει χώρο και θα σας απαλλάξει από ακαταστασία χαρτιού. Σήμερα, ένα ηλεκτρονικό σύστημα αρχειοθέτησης έχει πολύ νόημα επειδή είναι ευκολότερο από ποτέ.

Για να ξεκινήσετε, χρειάζεστε έναν σαρωτή και ένα μέρος για να αποθηκεύσετε τα αρχεία σας: ένα σύστημα φακέλων σε έναν υπολογιστή και ένα αντίγραφο ασφαλείας στο cloud, καθώς και έναν εξωτερικό σκληρό δίσκο. Όσο περισσότερα αντίγραφα ασφαλείας έχετε - στο σπίτι και εκτός ιστότοπου - τόσο πιο προετοιμασμένοι θα είστε να πετάξετε το σωρό των εγγράφων χωρίς να ανησυχείτε για την απώλεια κάτι σημαντικό.

Ρυθμίστε γενικούς φακέλους για διαφορετικούς τύπους εγγράφων (π.χ. νοικοκυριό, φόροι, αυτοκίνητα, πιστοποιητικά γέννησης κ.λπ.) Δεν χρειάζεται να είστε πολύ ακριβείς με την αποθήκευση των εγγράφων, καθώς είναι δυνατή η αναζήτηση ηλεκτρονικών συστημάτων αρχειοθέτησης.

Στη συνέχεια, σαρώστε κάθε έγγραφο και αποθηκεύστε το σε ένα φάκελο σύμφωνα με το περιεχόμενο. Φροντίστε να δώσετε σε κάθε ένα μοναδικό όνομα αρχείου για να το περιγράψετε, ώστε να μπορεί να βρεθεί γρήγορα μέσω της λειτουργίας αναζήτησης του υπολογιστή σας. Επίσης, η προσθήκη της ημερομηνίας στο τέλος του ονόματος αρχείου μπορεί να σας βοηθήσει να διακρίνετε τον ίδιο τύπο εγγράφου από διαφορετικές χρονικές περιόδους. Για παράδειγμα, αντί να καλέσετε το βοηθητικό λογαριασμό λογαριασμού utilstatement.pdf, ονομάστε το utilstatement-Feb2019.pdf.

Υπάρχουν επίσης αρκετές διαθέσιμες εφαρμογές που μπορούν να σας βοηθήσουν να εγγράψετε και να αποθηκεύσετε γρήγορα μια ποικιλία εγγράφων. Η διαχείριση πολλών γίνεται μέσω του smartphone ή του tablet σας, ώστε να μπορείτε να απαλλαγείτε από χαρτιά (ειδικά αποδείξεις) όταν δεν βρίσκεστε πουθενά κοντά στον υπολογιστή σας.

Διατήρηση αντιγράφων

Για τα πιο σημαντικά έγγραφά σας, οι ειδικοί συμβουλεύουν να διατηρείτε πολλά αντίγραφα. Αυτό μπορεί να σημαίνει τη διατήρηση ενός αντιγράφου στον αποθηκευτικό χώρο cloud και ένα άλλο σε σκληρό δίσκο. Θα μπορούσε επίσης να σημαίνει ότι κρατάτε ένα αντίγραφο στην ηλεκτρονική σας κατάθεση και ένα έντυπο αντίγραφο σε μια πυρίμαχη θυρίδα ασφαλείας.

Έγγραφα για αποθήκευση για πάντα

Ορισμένα έγγραφα πρέπει να αποθηκεύονται για πάντα. Αυτά είναι τα πιο σημαντικά που μπορεί να χρειαστείτε οποιαδήποτε στιγμή στο μέλλον για διάφορους λόγους. Η διασφάλιση ότι φυλάσσονται σε ασφαλές μέρος και ότι ένα αντίγραφο είναι ασφαλές θα σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο όταν χρειάζονται.

• Ακαδημαϊκά αρχεία: Διπλώματα, αντίγραφα και οποιαδήποτε εργασία χαρτοφυλακίου που μπορεί να χρησιμοποιηθεί στο μέλλον κατά την υποβολή αίτησης για εργασία.
• Έγγραφα έγκρισης
• Πιστοποιητικά βάπτισης
• Πιστοποιητικά γέννησης
• Πιστοποιητικά θανάτου: Μπορεί να χρειαστεί για φορολογικούς σκοπούς.
• Άδειες οδήγησης
• Αρχεία απασχόλησης: Τυχόν ρήτρες, συμφωνίες, πειθαρχικά αρχεία και κριτικές απόδοσης.
• Πιστοποιητικά γάμου
• Ιατρικά αρχεία
• Στρατιωτικά αρχεία
• Διαβατήρια
• Αρχεία συνταξιοδότησης και σύνταξης
• Κάρτες κοινωνικής ασφάλισης
• Διαθήκες

Έγγραφα για αποθήκευση για μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο

Φανταστείτε να συσσωρεύονται στο γραφείο σας τραπεζικές καταστάσεις και λογαριασμοί αξίας ζωής. Μετά από ακόμη και μια δεκαετία, αυτό το stack πιθανότατα θα ήταν υπερβολικά μεγάλο. Υπάρχουν πολλοί τύποι εγγράφων - κυρίως οικονομικών - που πρέπει να διατηρήσετε για ένα ορισμένο χρονικό διάστημα, αλλά δεν χρειάζεται να αποθηκεύσετε για πάντα. Ίσως χρειαστεί να τους αναφέρετε μηνιαία ή εβδομαδιαία για λίγο, και στη συνέχεια γίνονται ένα ακόμη κομμάτι χαρτί που δημιουργεί ακαταστασία.

Το δύσκολο μέρος είναι να γνωρίζετε πότε μπορείτε να απαλλαγείτε από αυτούς τους τύπους δίσκων. Δεν υπάρχει καλή απάντηση για τα πάντα, αλλά οι προτεινόμενες οδηγίες βασίζονται σε τι είναι:

• Κατάσταση τραπεζών: Ένας μήνας
• Λογαριασμοί: Ένα έτος για οτιδήποτε σχετίζεται με φόρο ή εγγύηση. όλοι οι άλλοι λογαριασμοί θα πρέπει να τεμαχίζονται μόλις πληρωθούν.
• Λογαριασμοί πιστωτικών καρτών: Τεμαχίζονται αμέσως όταν πληρώνονται.
• Αποδείξεις βελτίωσης σπιτιού: Διατηρήστε έως ότου πωληθεί το σπίτι.
• Επενδυτικά αρχεία: Επτά χρόνια μετά το κλείσιμο του λογαριασμού ή την πώληση της ασφάλειας.
• Μισθώσεις: Κρατήστε έως ότου μετακομίσετε και λάβετε την κατάθεσή σας πίσω από τον ιδιοκτήτη.
• Paychecks και pay stubs: Ένα έτος ή έως ότου λάβετε τη δήλωση W-2 για το συγκεκριμένο φορολογικό έτος.
• Αποδείξεις πωλήσεων: Διατηρήστε για όλη τη διάρκεια της εγγύησης για σημαντικές αγορές, όπως συσκευές και ηλεκτρονικά. Για πράγματα όπως είδη παντοπωλείου και ρούχα, διατηρήστε την απόδειξη μόνο μέχρι να ξέρετε ότι δεν θα χρειαστεί να επιστρέψετε εμπορεύματα.
• Φορολογικά έγγραφα: Επτά έτη, συμπεριλαμβανομένης της κατάθεσης και όλων των συνοδευτικών εγγράφων, όπως W-2 και αποδείξεις.
• Αρχεία οχήματος: Διατηρήστε μέχρι να πωληθεί το σκάφος, το αυτοκίνητο ή η μοτοσικλέτα.

Πώς να απαλλαγείτε από έγγραφα

Ο τεμαχισμός εγγράφων είναι ο κύριος τρόπος για να προστατευτείτε από την κλοπή ταυτότητας. Κατά γενικό κανόνα, υπάρχουν ορισμένα έγγραφα που πρέπει απολύτως να τεμαχίζονται. Αυτό περιλαμβάνει οτιδήποτε έχει αριθμούς λογαριασμού, ημερομηνίες γέννησης, πατρικά ονόματα, κωδικούς πρόσβασης και PIN, υπογραφές και αριθμούς κοινωνικής ασφάλισης.

Εάν τα έγγραφα εξακολουθούν να είναι "ενεργά" - πρέπει να τα κρατήσετε για αναφορά - τοποθετήστε τα στο οικείο σύστημα αρχειοθέτησης ανά θέμα. Τρίψτε τα μόνο όταν δεν χρησιμοποιούνται πλέον.

Τι έγγραφα να τεμαχίσει

Όταν τελειώσετε με αυτά τα έγγραφα και δεν τα χρειάζεστε πλέον, μη διστάσετε να τα τεμαχίσετε:

• Αποδείξεις ATM
• Τραπεζικές καταστάσεις
• Αντίγραφα πιστοποιητικού γέννησης
• Ακυρώθηκαν και ακυρώθηκαν οι έλεγχοι
• Λογαριασμοί πιστωτικών καρτών
• Πιστωτικές εκθέσεις
• Άδειες οδήγησης (έληξε)
• Έγγραφα εργασίας που έχουν οποιαδήποτε αναγνωριστική πληροφορία
• Έληξε διαβατήρια και θεωρήσεις
• Αριθμοί λογαριασμού επενδύσεων
• Νόμιμα έγγραφα
• Επενδύσεις, μετοχές και συναλλαγές σε ακίνητα
• Αντικείμενα με υπογραφή (μισθώσεις, συμβόλαια, επιστολές κ.λπ.)
• Ετικέτες αποσκευών
• Ιατρικά και οδοντιατρικά αρχεία
• Έγγραφα με αριθμό Κοινωνικής Ασφάλισης
• Κωδικοί πρόσβασης ή αριθμοί PIN
• Πληρώστε στέλεχος
• Προ-εγκεκριμένες αιτήσεις πιστωτικών καρτών
• Παραλαβές με έλεγχο αριθμών λογαριασμού, αριθμών πιστωτικών καρτών ή οποιωνδήποτε άλλων στοιχείων αναγνώρισης
• Φορολογικά έντυπα
• Μεταγραφές με πληροφορίες αναγνώρισης
• Ταξιδιωτικά δρομολόγια
• Μεταχειρισμένα αεροπορικά εισιτήρια
• Λογαριασμοί κοινής ωφέλειας (τηλέφωνο, φυσικό αέριο, ηλεκτρικό, νερό, καλωδιακή τηλεόραση, internet κ.λπ.)

Όλα τα άλλα - όπως τα χαρτιά - μπορείτε απλώς να ανακυκλώσετε. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ρυθμίσει ένα ευέλικτο σύστημα αρχειοθέτησης, ώστε να μπορείτε να διατηρείτε τα έγγραφα υπό έλεγχο. Είναι επίσης καλή ιδέα να συνηθίζετε να διαβάζετε τα αποθηκευμένα έγγραφά σας σε τακτική βάση. Προσπαθήστε να το κάνετε αυτό κατά την πληρωμή λογαριασμών, την κατάθεση των φόρων σας ή τη φροντίδα μιας παρόμοιας επαναλαμβανόμενης εργασίας, ώστε να μην ξεχνάτε και τα χαρτιά σας να ξεφεύγουν.