Πώς να σχεδιάσετε και να οργανώσετε μια κίνηση γραφείου ή επιχείρησης;

Η μετακίνηση της επιχείρησής σας σε μια νέα τοποθεσία γραφείου είναι μια διαδικασία πολλαπλών βημάτων που απαιτεί προσεκτικό σχεδιασμό και πολλά βήματα προετοιμασίας. Όπως με κάθε μεγάλο έργο, είναι καλύτερο να διαιρέσετε τον φόρτο εργασίας και να αναθέσετε συγκεκριμένες εργασίες σε διαφορετικούς υπαλλήλους. Η έναρξη της διαδικασίας νωρίς και η διατήρηση ανοικτής και συχνής επικοινωνίας είναι τα κλειδιά για μια επιτυχημένη και λιγότερο αγχωτική κίνηση.

Δημιουργήστε ένα χρονοδιάγραμμα

Δημιουργήστε ένα χρονοδιάγραμμα που περιλαμβάνει όλα τα βασικά στάδια της κίνησής σας. Για να διασφαλίσετε ότι το πρόγραμμα είναι εφικτό, συζητήστε το σχέδιο με όλα τα μέλη της ομάδας που συμμετέχουν στην κίνηση. Να είστε ρεαλιστές σχετικά με τον χρόνο που θα χρειαστείτε. Ένα μικρό γραφείο μπορεί να χρειαστεί τουλάχιστον τρεις μήνες για να προετοιμαστεί, ενώ ένα μεσαίο έως μεγάλο γραφείο μπορεί να χρειαστεί να προγραμματίσει για έξι έως οκτώ μήνες ή περισσότερο. Σε κάθε περίπτωση, το κλειδί είναι να ξεκινήσετε όσο το δυνατόν νωρίτερα.

Σχεδιάστε το νέο χώρο

Το επόμενο βήμα είναι η συλλογή όλων των διαθέσιμων πληροφοριών σχετικά με το νέο χώρο. Προσπαθήστε να λάβετε σχεδιαγράμματα ή διάταξη δαπέδου, ώστε να μπορείτε να προσδιορίσετε βασικά στοιχεία, όπως πρίζες και χώρο αποθήκευσης και να αρχίσετε να σχεδιάζετε τη νέα διάταξη γραφείου. Είναι επίσης καλή ιδέα να έχετε ένα γενικό σχέδιο διάταξης για τον τρέχοντα χώρο σας, ώστε να μπορείτε να συγκρίνετε τα δύο. Εάν υπάρχουν περιοχές στο τρέχον γραφείο που δεν λειτουργούν, εντοπίστε τις τώρα ώστε να αποφευχθούν τα ίδια προβλήματα στο νέο σας χώρο.

Επιπλέον, δημιουργήστε μια λίστα με πιθανά προβλήματα με το νέο χώρο, όπως μικρότερο χώρο υποδοχής ή μικρότερη χωρητικότητα αποθήκευσης, ή ίσως μεγαλύτερο ανοιχτό χώρο που απαιτεί περισσότερους θαλάμους ή προσωρινά τοιχώματα. Ίσως χρειαστεί να προσλάβετε ξυλουργούς, ζωγράφους, ηλεκτρολόγους, εγκαταστάτες συστημάτων ή άλλους επαγγελματίες για να χτίσετε τοίχους, να προσθέσετε καλωδιώσεις ή να κάνετε καλλυντικές αλλαγές πριν μετακινηθείτε.

Δημιουργήστε την κινούμενη ομάδα σας

Για μεσαία έως μεγάλα γραφεία, διορίστε κάποιον (ή ζητήστε εθελοντές) από κάθε τμήμα ή τμήμα για να συντονίσει τη συγκεκριμένη περιοχή του. Αυτό μπορεί να ανατεθεί στον επόπτη του τμήματος ή τον διευθυντή που μπορεί στη συνέχεια να διασφαλίσει ότι κάθε υπάλληλος αναλαμβάνει την ευθύνη για τη συσκευασία του γραφείου, των αρχείων και των προσωπικών του αντικειμένων. Για μικρότερα γραφεία, μπορεί να είστε μόνοι σας. Εάν ναι, εντοπίστε μερικά βασικά άτομα που μπορεί να βοηθήσουν στο συντονισμό της κίνησης.

Η ομάδα σας μπορεί επίσης να βοηθήσει στον εντοπισμό τρεχόντων ζητημάτων με τον παλιό χώρο και στην εύρεση πιθανών λύσεων για το νέο γραφείο. Αυτός είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να ενσωματώσετε άλλες απόψεις και να επιτύχετε συναίνεση εν κινήσει, ειδικά εάν ορισμένοι υπάλληλοι δεν υποστηρίζουν την αλλαγή.

Πραγματοποιήστε τακτικές συναντήσεις

Στο πρόγραμμά σας, ορίστε τακτικές συναντήσεις για να συζητήσετε την κίνηση και την πρόοδό της με όλους τους υπαλλήλους. Είναι σημαντικό να ενημερώνεστε όλοι και να αφιερώνετε χρόνο για την αντιμετώπιση των ανησυχιών και των σχολίων των εργαζομένων. Η μετακίνηση είναι αγχωτική για όλους τους εμπλεκόμενους και μπορεί να είναι πιο αγχωτική εάν οι αποφάσεις δεν κοινοποιούνται επαρκώς.

Προσδιορίστε τον προϋπολογισμό σας

Εάν έχετε εκχωρήσει ένα συγκεκριμένο ποσό προϋπολογισμού για τη μετακίνησή σας, είναι σημαντικό να προσδιορίσετε το κόστος πριν από την πρόσληψη μετακινούμενων ή ακόμη και πριν συσκευάσετε το πρώτο κουτί.

Εκχώρηση εργασιών

Ζητήστε από την κινούμενη ομάδα σας να δημιουργήσει μια λίστα εργασιών που πρέπει να ολοκληρωθούν τις εβδομάδες πριν μετακινηθείτε και βεβαιωθείτε ότι έχουν προστεθεί κρίσιμα καθήκοντα στο χρονοδιάγραμμα / πρόγραμμα. Ρωτήστε κάθε διευθυντή τμήματος ή επόπτη τι απαιτείται από την περιοχή τους, η οποία μπορεί να περιλαμβάνει ειδικούς παρόχους υπηρεσιών, όπως προγράμματα εγκατάστασης τηλεφωνικής γραμμής ή ειδικούς δικτύου υπολογιστών. Βεβαιωθείτε επίσης ότι καλύπτονται κοινόχρηστοι χώροι, όπως χώρος υποδοχής, λόμπι και αποθηκευτικοί χώροι.

Μίσθωση των μετακινούμενων

Η πρόσληψη μετακινούμενων είναι ένα από τα πιο κρίσιμα καθήκοντα της μετακίνησης μιας επιχείρησης και υπάρχουν κινούμενες εταιρείες που ειδικεύονται στις κινήσεις γραφείων. Όπως κάθε μετακόμιση στο σπίτι, είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι η εταιρεία είναι αξιόπιστη και ότι λαμβάνετε την καλύτερη εξυπηρέτηση για το κόστος. Κάντε την έρευνά σας, κάντε τις σωστές ερωτήσεις και ζητήστε από την εταιρεία να έρθει στο γραφείο σας για να αξιολογήσει την κίνηση σας.

Αυτή η εργασία μπορεί να ανατεθεί σε ένα άτομο ή ομάδα ή σε μερικά διαφορετικά άτομα, με κάθε κλήση συγκεκριμένων εταιρειών και, στη συνέχεια, τη σύγκριση σημειώσεων. Σε κάθε περίπτωση, ξεκινήστε νωρίς για να βεβαιωθείτε ότι έχετε την καλύτερη τιμή και ταιριάζει στις ανάγκες σας.

Δημιουργήστε μια λίστα επαφών

Μια λίστα επαφών διασφαλίζει ότι όλοι όσοι συνεργάζεστε, συμπεριλαμβανομένων των προμηθευτών και των πελατών, γνωρίζουν ότι κινείστε. Είναι καλή ιδέα να αναθέσετε αυτήν την εργασία σε ένα άτομο που θα επιβλέπει για να αποτρέψει την πτώση των επαφών από τις ρωγμές. Η ειδοποίηση πελατών και πελατών απαιτεί συγκεκριμένες επικοινωνίες σχετικά με τη νέα τοποθεσία σας και τον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησης κατά τη διάρκεια της μετακίνησης. Αυτές οι πληροφορίες είναι απαραίτητες για να διασφαλιστεί ότι οι πελάτες σας δεν πηγαίνουν αλλού για τις υπηρεσίες σας.