Ποιος θα ειδοποιήσει κατά τη μετακίνηση γραφείου ή επιχείρησης;

Η μετακίνηση ενός γραφείου είναι περίπλοκη. Με τόσα πολλά πράγματα να κάνετε, είναι εύκολο να παραβλέψετε μικρότερες, αλλά ζωτικής σημασίας εργασίες. Για να διατηρήσετε την κίνηση του γραφείου σας σε καλό δρόμο, βεβαιωθείτε ότι έχετε μια λίστα ελέγχου βασικών εργασιών για να βοηθήσετε το γραφείο σας να μετακινηθεί και να χρησιμοποιήσετε τον ακόλουθο οδηγό λίστας ελέγχου που θα διασφαλίσει ότι τίποτα δεν θα παραμείνει άκυρο.

Πελάτες και πελάτες

Είναι καλή ιδέα να ενημερώσετε πρώτα τη βάση των πελατών σας για την κίνηση, κατά προτίμηση τουλάχιστον ένα μήνα πριν από την πραγματοποίηση της μετακίνησης. Δώστε πληροφορίες σχετικά με τη νέα τοποθεσία, είτε αποστέλλοντας μια επίσημη επιστολή είτε ένα email με έναν χάρτη που επισυνάπτεται ή επισυνάπτεται σε όλους στη βάση δεδομένων της εταιρείας σας. Εναλλακτικά, στην περίπτωση ενός καταστήματος λιανικής, τοποθετήστε έναν χάρτη και μια πινακίδα ειδοποίησης στην μπροστινή πόρτα και δώστε ένα μικρό φυλλάδιο με κάθε αγορά. Δημοσιεύστε τις πληροφορίες στην ιστοσελίδα σας με εύκολες οδηγίες και τυχόν στοιχεία που θα κάνουν τους πελάτες σας να επιστρέφουν - αυτό μπορεί να περιλαμβάνει πώληση "μετακίνησης" ή επίσημο πάρτι έναρξης.

Θα πρέπει επίσης να ενημερώσετε τους πελάτες σας εάν θα κλείσετε καθόλου κατά τη διάρκεια της κίνησης ή θα μειώσετε τις ώρες σας - αυτό θα είναι μια κρίσιμη ειδοποίηση για να διασφαλίσετε ότι οι πελάτες δεν θα είναι απογοητευμένοι εάν η πόρτα σας είναι κλειδωμένη. Γνωρίζοντας εκ των προτέρων ότι θα είστε ανοιχτοί για επιχειρήσεις, θα εξοικονομήσετε πολλές τηλεφωνικές κλήσεις από τους πελάτες σας και θα τους εμποδίσετε να μεταβούν στον ανταγωνιστή σας για σέρβις. Με άλλα λόγια, ενημερώστε τους πελάτες σας για το σχέδιό σας για την εξυπηρέτησή τους κατά τη μετάβαση.

Πάροχοι υπηρεσιών, προμηθευτές και κυβερνητικές υπηρεσίες

Ειδοποιήστε τις υπηρεσίες και τους προμηθευτές που χρησιμοποιεί η εταιρεία σας σε τακτική βάση. Μπορεί να περιλαμβάνει εταιρεία εκτυπωτών, ταχυμεταφορές, κατάστημα ειδών γραφείου ή πάροχο υπηρεσιών διαδικτύου.

Τράπεζες και ασφάλειες

Οι τράπεζες θα απαιτήσουν ειδοποίηση νωρίς - θα πρέπει να αλλάξετε τη διεύθυνση των εταιρικών επιταγών, στη συνέχεια να εκτυπώσετε τις επιταγές και να ενημερώσετε τις εταιρείες πιστωτικών καρτών και άλλα χρηματοπιστωτικά ιδρύματα ή παρόχους υπηρεσιών. Μπορείτε να αποφασίσετε ότι η εταιρεία σας θα επωφεληθεί από τη μεταφορά επιχειρηματικών λογαριασμών από μία τράπεζα σε άλλη ή από ένα υποκατάστημα σε άλλο. Μιλήστε με τον εκπρόσωπο της τράπεζάς σας σχετικά με τις υπηρεσίες που διατίθενται στη νέα τοποθεσία / γειτονιά.

Οι ασφαλιστικές εταιρείες πρέπει επίσης να ειδοποιηθούν νωρίτερα. Θα πρέπει να αξιολογήσουν το νέο χώρο και να σας παράσχουν μια νέα εκτίμηση, εάν ισχύει. Είναι η κατάλληλη στιγμή για να μιλήσετε με τον ασφαλιστή σας σχετικά με την ασφάλιση μετακίνησης και τι θα χρειαστείτε για να διασφαλίσετε ότι το γραφείο σας προστατεύεται.

Αλλαγή εισερχόμενων τηλεφωνικών μηνυμάτων

Μαζί με την ενημέρωση των πληροφοριών της εταιρείας και του υλικού μάρκετινγκ, υπάρχουν και άλλοι τρόποι με τους οποίους μπορείτε να διασφαλίσετε ότι το κοινό μαθαίνει για την επερχόμενη κίνηση. Προσθέστε μια ειδοποίηση στην υπηρεσία αυτόματου τηλεφωνητή / φωνητικού ταχυδρομείου που αναφέρει την ημερομηνία της μετακίνησης, το πού μετακινείτε και πώς αυτό μπορεί να επηρεάσει την υπηρεσία. Φροντίστε να παρέχετε στοιχεία επικοινωνίας για τους πελάτες που ενδέχεται να έχουν συγκεκριμένες ανησυχίες.

Ζητήστε από τους υπαλλήλους να αλλάξουν τη γραμμή φωνητικού ταχυδρομείου απευθείας στο γραφείο τους με πληροφορίες σχετικά με τη μετακίνηση και τη νέα διεύθυνση. Και πάλι, είναι ένας εύκολος τρόπος για να υπενθυμίσετε στις επαφές την κίνηση και να ενημερώσετε όσους δεν βρίσκονται στη βάση δεδομένων επαφών για την αλλαγή.

Αλλάξτε τη γραμμή υπογραφής σας

Η προσθήκη ειδοποίησης στη γραμμή υπογραφής email για όλους τους υπαλλήλους διασφαλίζει ότι κάθε email που αποστέλλεται θα υπενθυμίζει στον παραλήπτη την επερχόμενη κίνηση. Αυτός είναι ένας πολύ καλός τρόπος προσέγγισης ατόμων που δεν περιλαμβάνονται στη λίστα επαφών της εταιρείας.

Σφραγίδα εξερχόμενης αλληλογραφίας

Αγοράστε μια κόκκινη σφραγίδα που αναφέρει "Σημείωση νέας διεύθυνσης" - αυτά τα γραμματόσημα μπορούν συνήθως να αγοραστούν σε ένα κατάστημα ειδών γραφείου. Σφραγίστε ενημερωμένα επιστολόχαρτα για να βεβαιωθείτε ότι οι παραλήπτες γνωρίζουν την αλλαγή διεύθυνσης. Λάβετε υπόψη ότι αυτό το βήμα ειδοποίησης ενδέχεται να μην ισχύει μόνο μετά την ολοκλήρωση της μετακίνησης.

Τηλέφωνο

Αυτό θα πρέπει να είναι το πρώτο βοηθητικό πρόγραμμα που επικοινωνείτε σχετικά με την κίνηση σας - θέλετε να βεβαιωθείτε ότι η επιχείρησή σας παραμένει ανοιχτή κατά τη διάρκεια της μετακίνησης ή ότι υπάρχει όσο το δυνατόν λιγότερη διακοπή. Ενημερώστε την τηλεφωνική εταιρεία πότε είναι η κίνηση και ζητήστε να εγκατασταθούν τα τηλέφωνα και να είναι έτοιμα να λειτουργήσουν στη νέα τοποθεσία την ημέρα πριν από την ημερομηνία μεταφοράς. Αυτό διασφαλίζει ότι το σύστημα λειτουργεί και λειτουργεί την πρώτη σας ημέρα στη νέα τοποθεσία.

Ζητήστε από την εταιρεία να δημιουργήσει ένα σύστημα προώθησης κλήσεων που θα ισχύει την ημέρα της κίνησής σας. Εάν η εταιρεία σας αλλάζει αριθμούς τηλεφώνου, ζητήστε να προστεθεί μια συμβουλή στον παλιό σας αριθμό, ενημερώνοντας τους καλούντες για την αλλαγή του αριθμού τηλεφώνου. Μόλις μετακινηθείτε, είναι καλή ιδέα να καλέσετε τον παλιό σας αριθμό για να βεβαιωθείτε ότι η υπηρεσία είναι σε λειτουργία. Επίσης, βεβαιωθείτε ότι ο νέος αριθμός και η διεύθυνση της επιχείρησής σας ενημερώνονται στον επόμενο τηλεφωνικό κατάλογο και κατάλογο.

Λογαριασμοί ταχυδρομείων, email και κοινωνικών μέσων

Ειδοποιήστε το ταχυδρομείο για την κίνηση σας και κανονίστε να προωθηθεί το μήνυμα για λίγους μήνες μετά τη μετακίνηση. Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, προσθέστε μια ειδοποίηση μετακίνησης στις γραμμές υπογραφής υπαλλήλου πριν από τη μετακίνηση και μετά την κίνηση επίσης. μετά την μετακίνηση η υπογραφή θα πρέπει να ζητήσει από τον παραλήπτη να σημειώσει την αλλαγή διεύθυνσης και τα στοιχεία επικοινωνίας. Οι τακτικές εταιρείες ταχυμεταφορών που παραλαμβάνουν και αποθέτουν δέματα στο γραφείο σας θα πρέπει επίσης να ενημερώνονται για την αλλαγή διεύθυνσης και τυχόν αλλαγές στις υπηρεσίες.