Λίστα ελέγχου πραγμάτων που πρέπει να κάνετε κατά τη μετακίνηση μιας επιχείρησης
Η προετοιμασία για μετακίνηση γραφείου ή επιχείρησης μπορεί να είναι πολύ πιο περίπλοκη από τη μετακίνηση ενός νοικοκυριού. Η προετοιμασία είναι το κλειδί και η διασφάλιση ότι όλα στη λίστα σας είναι πλήρη είναι απαραίτητα. Χρησιμοποιήστε αυτήν τη γρήγορη λίστα ελέγχου ως οδηγό για να διατηρήσετε την εταιρεία σας σε καλό δρόμο.
Προσδιορίστε ένα χρονικό πλαίσιο και ένα χρονοδιάγραμμα
Ο καθορισμός του χρονικού πλαισίου πρέπει να είναι το πρώτο πράγμα που κάνετε. Ορίστε την ημερομηνία κατά την οποία όλα τα πράγματα πρέπει να είναι εκτός χώρου γραφείου, η οποία είναι η τελευταία ημερομηνία μετακίνησής σας. Πιθανότατα θα χρειαστείτε λίγες μέρες για να μετακινηθείτε πραγματικά, ανάλογα με το πόσα πράγματα πρέπει να μετακινήσετε. Εργαστείτε πίσω από την ημερομηνία μετακίνησής σας και δημιουργήστε μια λίστα με όλα τα πράγματα που πρέπει να κάνετε πριν φτάσετε τα φορτηγά.
Εκχωρήστε καθήκοντα και δημιουργήστε μια επιτροπή μετακίνησης εάν χρειαστεί
Είναι καλή ιδέα να εμπλέξετε το προσωπικό νωρίς. Μια επιτροπή μετακίνησης μπορεί όχι μόνο να σας βοηθήσει να οργανώσετε και να σχεδιάσετε τη μετακίνηση, αλλά και να διευκολύνετε τη μετάβαση για το υπόλοιπο προσωπικό. Ζητήστε από την επιτροπή να αναθεωρήσει όλες τις εργασίες και να αναθέσει ρόλους όπως απαιτείται. Καθώς η κίνηση προχωρά, πιθανότατα θα πρέπει να προσθέσετε εργασίες στη λίστα και να φροντίσετε να εκχωρήσετε εργασίες, επίσης - υπάρχουν πάρα πολλά για να τα κάνετε μόνοι σας.
Δημιουργήστε ένα εσωτερικό και εξωτερικό σχέδιο επικοινωνιών
Ένα εσωτερικό σχέδιο επικοινωνιών θα διασφαλίσει ότι οι εργαζόμενοι θα ενημερώνονται για τα κινούμενα σχέδια, ενώ ένα εξωτερικό σχέδιο θα ενημερώνει τους πελάτες και τους προμηθευτές σας για τις επιχειρηματικές σας δραστηριότητες κατά τη διάρκεια της μετακίνησης, ώστε να μπορείτε να διατηρήσετε την επιχείρησή σας σε λειτουργία κατά τη μετάβαση.
Μίσθωση μετακινούμενων
Όπως κάθε κίνηση, η πρόσληψη καλών μετακινητών απαιτεί χρόνο και πρέπει να είναι μία από τις πρώτες εργασίες στη λίστα σας. Ζητήστε από ένα μέλος του προσωπικού να αναπτύξει μια λίστα με τουλάχιστον πέντε εταιρείες που μετακινούνται και, στη συνέχεια, βεβαιωθείτε ότι τις έχετε διερευνήσει διεξοδικά προτού προσλάβετε. Προσδιορίστε τον προϋπολογισμό, λάβετε προσφορές και συγκρίνετε τις υπηρεσίες σε μετακινούμενες εταιρείες για να αποφασίσετε ποια θα προσλάβετε.
Μίσθωση επαγγελματικών συσκευαστών
Εάν ο κινούμενος προϋπολογισμός σας μπορεί να υποστηρίξει την πρόσληψη επαγγελματικών συσκευαστών, κάντε τον. Αυτό θα σώσει εσάς και τους υπαλλήλους σας από το να χρειάζεται να συσκευάσετε περιοχές του γραφείου που είναι συνηθισμένοι και συχνά οι πιο δύσκολοι χώροι για να συσκευάσετε και να μετακινήσετε. Οι εργαζόμενοι μπορούν να κληθούν να συσκευάσουν τα γραφεία ή τα γραφεία τους καθώς παρέχει επίσης την ευκαιρία στο προσωπικό να καθαρίσει τους χώρους του και να απαλλαγεί από πράγματα που δεν χρειάζεται να μετακινούνται.
Δημιουργήστε ένα νέο σχέδιο και διάταξη γραφείου
Αυτό είναι όπου η επιτροπή κινήσεών σας θα είναι πραγματικά χρήσιμη. Είναι πάντα δύσκολο να μετακινηθείτε σε έναν νέο χώρο, αλλά όταν πρέπει να καταλάβετε πού πηγαίνουν όλα και όλοι, αυτό απαιτεί πολύ χρόνο. Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε πού θα τοποθετηθεί κάθε έπιπλο και κάθε υπάλληλος θα καθίσει. Όσο πιο λεπτομερές είναι το σχέδιο, τόσο το καλύτερο.
Μιλήστε με τους τρέχοντες προμηθευτές σας
Η μετακίνηση μιας επιχείρησης μπορεί να σημαίνει αλλαγή παρόχων υπηρεσιών. Ελέγξτε τις συμβάσεις σας και, στη συνέχεια, αποφασίστε εάν θα παραμείνετε με τους τρέχοντες προμηθευτές σας ή εάν θα εξετάσετε τη μετάβαση. Θα χρειαστεί να καθορίσετε τι θα απαιτήσει ο νέος χώρος από την άποψη των τηλεφωνικών γραμμών και της υποδομής δικτύου. Μιλήστε με τον νέο ιδιοκτήτη και τους προμηθευτές σας για να βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε τι χρειάζεται ο νέος χώρος, ώστε να μην υπάρχει κενό στην υπηρεσία. Για οποιοδήποτε εξοπλισμό που μισθώνετε, επικοινωνήστε με τον αντιπρόσωπο για να τους ενημερώσετε για τη μετακίνηση και για τον καλύτερο τρόπο μεταφοράς του εξοπλισμού τους στη νέα τοποθεσία.
Διατηρήστε ενημερωμένους και ενημερωμένους τους υπαλλήλους
Μια κίνηση μπορεί να είναι δύσκολη για τους υπαλλήλους. Μπορεί να σημαίνει μια αλλαγή στον τρόπο με τον οποίο μετακινούνται και στο αν η μετακίνησή τους είναι τώρα μεγαλύτερη από ό, τι πριν από τη μετακίνηση. Εάν μετακινείστε σε μικρότερο χώρο, τότε το προσωπικό πρέπει να γνωρίζει πώς θα ανατεθούν τα γραφεία και πώς θα μοιάζει ο νέος τους χώρος. Οι εργαζόμενοι πρέπει να ενημερώνονται σε κάθε βήμα της διαδικασίας. Δοκιμάστε να διατηρήσετε ένα κινούμενο πρόγραμμα στον πίνακα ανακοινώσεων κουζίνας ή σε άλλο κοινό χώρο, ώστε οι άνθρωποι να μπορούν να δουν πώς εξελίσσονται τα πράγματα και τι αναμένεται από αυτούς ως εργαζόμενοι.
