Πώς να επικοινωνείτε με το προσωπικό κατά τη μετακίνηση γραφείου ή επιχείρησης;

Οι περισσότεροι οργανισμοί που έχουν περισσότερα από λίγα άτομα πρέπει να έχουν μια ισχυρή επικοινωνιακή στρατηγική τόσο για εσωτερικές όσο και για εξωτερικές επικοινωνίες. Είτε πρόκειται για ειδοποιήσεις για αλλαγές πολιτικής, καθημερινές διαδικασίες ή για οτιδήποτε κάτω από τον ήλιο, οι υπάλληλοι πρέπει να γνωρίζουν σημαντικά πράγματα.

Αυτό περιλαμβάνει επίσης την ανάπτυξη ενός σχεδίου για μετακίνηση γραφείου και την ανάπτυξη μιας κινούμενης λίστας ελέγχου.

Παρόλο που μπορεί να πιστεύετε ότι υπάρχουν τόσα πολλά βήματα για τον προγραμματισμό μιας μετακίνησης γραφείου που δεν έχετε χρόνο ακόμη και να εξετάσετε τις επικοινωνίες, πρέπει πραγματικά να περάσετε μια ή δύο μέρες για να δημιουργήσετε μια σταθερή στρατηγική που θα κρατήσει ενήμερους τόσο τους υπαλλήλους όσο και τους πελάτες σας των επερχόμενων αλλαγών.

Αρκετά σημαντικό, θέλετε να διατηρήσετε τους υπαλλήλους σας άμεσα εμπλεκόμενους σε κίνηση, καθώς πιθανότατα θα επηρεαστούν περισσότερο από τη μετακίνηση.

Βασικά εσωτερικά μηνύματα

Τα βασικά μηνύματα θα πρέπει να περιλαμβάνουν το χρόνο, τη συσκευασία, το κλείσιμο γραφείου, τη νέα διάταξη γραφείου και λεπτομέρειες σχετικά με τη νέα τοποθεσία.

• Χρονολόγιο: Βεβαιωθείτε ότι έχετε αναφέρει όλα τα βασικά βήματα της κίνησης, ώστε όλοι να γνωρίζουν τι να περιμένουν και πότε.
• Οδηγίες συσκευασίας: Δώστε στο προσωπικό οδηγίες σχετικά με τον τρόπο συσκευασίας των γραφείων ή των θαλάμων τους για τη μετακίνηση. Αυτό πρέπει να περιλαμβάνει από πού να προμηθευτείτε υλικά συσκευασίας, τι είναι υπεύθυνο για τη συσκευασία και προθεσμίες.
• Προηγμένη ειδοποίηση για κλείσιμο γραφείων: Κατά τη μετακίνηση, ίσως χρειαστεί να κλείσετε το γραφείο για να επιτρέψετε την τελική συσκευασία και μετακίνηση εξοπλισμού και επίπλων γραφείου. Βεβαιωθείτε ότι το προσωπικό σας γνωρίζει αυτές τις ημερομηνίες και αν και πώς θα συνεχιστεί η επιχείρηση κατά τη διάρκεια της μετακίνησης και πώς αυτό θα επηρεάσει το πρόγραμμα εργασίας και τον φόρτο εργασίας τους.
• Νέο σχέδιο γραφείου: Το προσωπικό θα θέλει να ξέρει νωρίς πώς θα είναι ο νέος χώρος και πώς θα δημιουργηθούν τα γραφεία. Θα έχουν ακόμη το δικό τους χώρο ή θα βρίσκονται τώρα σε καμπίνα ή ανοιχτή κάτοψη; Βεβαιωθείτε ότι έχετε δημιουργήσει έναν τρόπο ενημέρωσης του προσωπικού για το πώς μπορεί να αλλάξει ο χώρος εργασίας τους.
• Οι νέες επιλογές τοποθεσίας, στάθμευσης και μετακινήσεων: Παρέχετε στο προσωπικό όλες τις πληροφορίες που χρειάζονται για τη νέα τοποθεσία, ώστε να μπορούν να προετοιμάσουν τη μεταφορά στο νέο χώρο.

Τρόποι κοινοποίησης στόχων στο προσωπικό

Ο τρόπος παράδοσης του μηνύματος πρέπει να αποφασιστεί από τον τύπο του μηνύματος. Για παράδειγμα, το χρονοδιάγραμμα θα μπορούσε εύκολα να παραδοθεί μέσω του intranet της εταιρείας σας. λαμβάνοντας υπόψη ότι, το κλείσιμο γραφείων μπορεί να παρουσιάζεται καλύτερα σε μια συνάντηση προσωπικού για να διασφαλιστεί ότι οι ερωτήσεις μπορούν να τεθούν και να απαντηθούν.

• Intranet: Για τις εταιρείες ή τους οργανισμούς που διαθέτουν intranet, αυτή είναι συνήθως η καλύτερη πλατφόρμα για τα περισσότερα μηνύματα. Επιτρέπει εύκολες ενημερώσεις σε αρχεία και πληροφορίες που μπορούν να προσεγγίσουν όλους τους υπαλλήλους.
• Συναντήσεις προσωπικού: Ανεξάρτητα από το μήνυμα, οι συναντήσεις προσωπικού είναι ένα καλό μέρος για να κάνετε ανακοινώσεις και να επιτρέψετε στο προσωπικό να έχει μια πλήρη συζήτηση. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την ώρα συνάντησης για να ελέγξετε πώς θα κοινοποιηθούν οι πληροφορίες, ώστε το προσωπικό να γνωρίζει ότι θα τηρούνται ενήμεροι.
• Email: Παρόλο που το email είναι εύκολο, δεν είναι πάντα ο καλύτερος τρόπος για την αναμετάδοση πληροφοριών. Δεν θέλετε να στείλετε τόσα πολλά email που οι άνθρωποι δεν μπορούν να βρουν τις πληροφορίες όταν τις χρειάζονται. Εάν χρησιμοποιείτε email, βεβαιωθείτε ότι το χρησιμοποιείτε μόνο για να ενημερώσετε τους ανθρώπους από πού μπορούν να λάβουν τις πληροφορίες.
• Συνηθισμένοι φάκελοι: Εάν δεν έχετε intranet, δημιουργήστε έναν κοινό φάκελο σε μια μονάδα δίσκου δικτύου στον οποίο έχουν πρόσβαση όλοι.
• Πίνακας ανακοινώσεων: Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν φυσικό χώρο για να δημοσιεύσετε πληροφορίες. Οι άνθρωποι μπορούν να το ελέγχουν συχνά και παρέχει επίσης ένα μέρος όπου οι άνθρωποι μπορούν να συγκεντρώνονται και να συζητούν τις ανησυχίες τους.