Πώς να οργανώσετε ένα σύστημα οικιακής αρχειοθέτησης σε 7 βήματα;

Ο αγώνας είναι πραγματικός: Η διαχείριση σημαντικών εγγράφων και ακαταστασίας χαρτιού είναι τα λάκκα. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι σημαντικό να δημιουργήσετε ένα εύκολο, εφικτό σύστημα οικιακής αρχειοθέτησης που πραγματικά θα χρησιμοποιήσετε - ένα προσωπικό σύστημα αρχειοθέτησης λειτουργεί μόνο εάν το παρακολουθείτε!

Αυτό είναι ένα έργο Σαββατοκύριακου. Μην το ξεκινάτε μια βδομάδα το βράδυ μετά από μια κουραστική μέρα εργασίας ή σχολείου. Ξεκινήστε αυτό το Σάββατο ή την Κυριακή το πρωί οπλισμένο με ένα φλιτζάνι καφέ ή τσάι και μια στάση ας το κάνουμε.

Τι θα χρειαστείτε

• Αρχειοθήκη ή πλαίσιο αρχείων
• Κρεμαστή φάκελοι αρχείων
• Κάτοχος αρχείου επιφάνειας εργασίας
• Τεμαχίζων
• Κάδος ανακύκλωσης
• Φάκελοι αρχείων
• Κατασκευαστής ετικετών ή στυλό

Συγκεντρώστε όλα τα χαρτιά σας σε ένα σημείο

Το πρώτο βήμα για τη δημιουργία ενός οικιακού συστήματος αρχειοθέτησης είναι να συγκεντρώσετε όλα τα αρχεία και τα χαρτιά σας στον ίδιο χώρο, ώστε να μπορείτε να ταξινομήσετε, να ανακυκλώσετε και να τεμαχίσετε. Έχοντας τα πάντα σε ένα σημείο έχει τα ακόλουθα πλεονεκτήματα:

• Θα σας κρατήσει επικεντρωμένους στο έργο που θέλετε. Εάν έχετε όλα τα αναλώσιμα και όλα τα χαρτιά σας σε ένα μέρος, δεν έχετε καμία δικαιολογία παρά να σκάψετε.
• Θα είσαι πιο λεπτομερής. Κάνοντας ένα σκούπισμα από το σπίτι σας εκ των προτέρων σημαίνει ότι δεν θα χρειαστεί να επαναλάβετε την εργασία μερικές εβδομάδες από τώρα, όταν βρείτε μια ξεχασμένη στοίβα χαρτιών στο δωμάτιο πλυντηρίων.

Υπάρχουν μερικά μέρη για να αναζητήσετε χαρτιά, εκτός από τα προφανή συρτάρια γραφείων, τα ντουλάπια αρχειοθέτησης και το σωρό αλληλογραφίας:

• Το σαλόνι: Τα χαρτιά τείνουν να συσσωρεύονται στο σαλόνι όταν δεν ξέρουμε τι να κάνουμε μαζί τους.
• Τσάντες: Σακίδια, τσάντες εργασίας, τσάντες, τσάντες γυμναστηρίου και βαλίτσες έχουν την τάση να συσσωρεύουν χαρτιά.
• Η κουζίνα: Οι χάρτινοι σωροί έχουν έναν τρόπο να καταλήξουν στην κουζίνα. Αυτό συμβαίνει επειδή η κουζίνα είναι συχνά το πρώτο μέρος που κατευθυνόμαστε όταν επιστρέφουμε στο σπίτι.

Επιλέξτε ένα καλό σημείο όπου μπορείτε να δημιουργήσετε πέντε σωρούς. Αυτό μπορεί να είναι το τραπέζι της κουζίνας, το κρεβάτι του δωματίου ή το γραφείο σας εάν είναι αρκετά μεγάλο. Το πάτωμα λειτουργεί επίσης.

Εάν έχετε τόσα πολλά χαρτιά, οι σωροί σας ενδέχεται να ανατραπούν, χρησιμοποιήστε κάδους ή κουτιά από χαρτόνι. Επισημάνετε τα για να τα κρατήσετε ξεχωριστά και για να αποφύγετε λάθη όπως να πετάξετε κατά λάθος τις φορολογικές δηλώσεις του περασμένου έτους στο κουτί ανακύκλωσης.

Διαχωρίστε τα χαρτιά σας σε πέντε κατηγορίες

Λάβετε μια απόφαση για κάθε κομμάτι χαρτί - μην το βάζετε και να το αποθηκεύσετε για αργότερα. Κάθε έγγραφο θα ενταχθεί σε μία από αυτές τις πέντε κατηγορίες:

Δράση

Αυτά είναι τα έγγραφα που πρέπει να αναλάβει δράση για και στη συνέχεια απορρίψει. Μην τα συγχέετε με έγγραφα που ανήκουν στην κατηγορία νοικοκυριού. Τα οικιακά έγγραφα αρχειοθετούνται μόνιμα. Τα αρχεία δράσης χρησιμοποιούνται μία φορά και στη συνέχεια απορρίπτονται.

Παραδείγματα: προσκλήσεις, εισιτήρια στάθμευσης, υπενθυμίσεις ραντεβού, εργασία στο σπίτι και λογαριασμοί

Αρχείο

Έγγραφα ή έγγραφα στα οποία πρέπει να κολλήσετε, αλλά δεν χρειάζεται να αναφέρετε περισσότερες από μία ή δύο φορές το χρόνο.

Παραδείγματα: φορολογικές δηλώσεις, ιατρικά αρχεία, ακαδημαϊκά αρχεία, αποδείξεις που συμμετείχατε σε κριτική επιτροπή, πράξεις, μισθώσεις, εγγυήσεις και συμβόλαια

Νοικοκυριό

Αυτά είναι έγγραφα που χρησιμοποιείτε για να διατηρήσετε το σπίτι σας (και τη ζωή) σε λειτουργία.

Παραδείγματα: κουπόνια, συνταγές, εγχειρίδια χρήστη, αποδείξεις για τους τρέχοντες φόρους και έγγραφα για επερχόμενα ταξίδια

Ανακυκλωνω

Τα έγγραφα και τα έγγραφα που δεν εμπίπτουν σε καμία από τις παραπάνω κατηγορίες και δεν περιέχουν προσωπικές πληροφορίες.

Παραδείγματα: ανεπιθύμητη αλληλογραφία, φύλλα εργασίας από ένα σεμινάριο που δεν σας ενδιαφέρουν πλέον, εφημερίδες, περιοδικά, παλιά εργασία που δεν χρειάζεστε και χρησιμοποιημένοι φάκελοι

Κομματάκι

Έγγραφα και έγγραφα που δεν εμπίπτουν στις τρεις πρώτες κατηγορίες, αλλά περιέχουν προσωπικά στοιχεία αναγνώρισης.

Παράδειγμα: προσφορές πιστωτικών καρτών, παλιές τραπεζικές καταστάσεις και λογαριασμοί

Αποσυμπίεση και απόρριψη εγγράφων και αρχείων που δεν χρειάζεστε πλέον

Ο μεγαλύτερος σωρός σας θα είναι η ανακύκλωση. Ανακυκλώστε πρώτα αυτά τα χαρτιά - ο στόχος εδώ είναι να μειώσετε την ποσότητα χαρτιού που αντιμετωπίζετε το συντομότερο δυνατό.

Στη συνέχεια, τεμαχίστε τα έγγραφα που πρέπει να καταστραφούν - αυτό περιλαμβάνει οτιδήποτε σας προσδιορίζει πέρα από το όνομα και τη διεύθυνσή σας.

Τώρα που έχετε πετάξει τα σκουπίδια, ήρθε η ώρα να ξεκινήσετε τη δημιουργία ενός συστήματος που είναι:

• Εύκολο στη χρήση, οπότε πραγματικά θα το χρησιμοποιήσετε
• Αρκετά ευέλικτο για να προσαρμόσει τις αλλαγές στη ζωή και τα νέα έργα
• Ευέλικτα οργανωμένη, οπότε όταν πρέπει να βρείτε κάτι γρήγορα, μπορείτε να το εντοπίσετε

Η ομορφιά εδώ είναι ότι μπορείτε να χωρίσετε αυτές τις κατηγορίες περαιτέρω ανάλογα με την ποσότητα χαρτιού που εισέρχεται και βγαίνει από το σπίτι ή το γραφείο σας.

Ρυθμίστε ένα αρχείο αρχειοθέτησης για το οικιακό σύστημα αρχειοθέτησης

Είναι πολύ εύκολο να αποφασίσετε ποια έγγραφα πηγαίνουν στο αρχείο αρχείων σας. Αυτά είναι τα πιο σημαντικά έγγραφα που έχετε στην κατοχή σας. Είναι απόδειξη ότι εσείς και η οικογένειά σας υπάρχουν, πληρώνετε τους φόρους σας, έχετε τα σπίτια και τα αυτοκίνητά σας, έχετε αποφοιτήσει από το κολέγιο, μπορείτε να ταξιδέψετε έξω από τη χώρα σας με διαβατήριο ή βίζα. Εάν είστε ιδιοκτήτης επιχείρησης ή διαθέτετε περισσότερες από μία ιδιότητες, αυτό το αρχείο θα είναι ακόμη μεγαλύτερο.

Τα βασικά στοιχεία που πρέπει να διατηρείτε σε αυτό το αρχείο περιλαμβάνουν:

• Επιστροφή φορου
• Ιατρικά αρχεία
• Ακαδημαϊκά αρχεία
• Απόδειξη που επιτελέσατε την κριτική επιτροπή
• Πράξεις
• Μισθώσεις
• Συμβάσεις
• Διαβατήρια
• Κάρτες κοινωνικής ασφάλισης
• Αρχεία απασχόλησης
• Πιστοποιητικά βάπτισης
• Έγγραφα ασφάλισης ζωής και συνταξιοδότησης

Αποθηκεύστε αυτά τα χαρτιά σε ένα πυρίμαχο κουτί, σε φακέλους αρχείων με ετικέτα. Το προσωπικό σας σύστημα αρχειοθέτησης πρέπει να περιλαμβάνει τις ακόλουθες κατηγορίες:

• Ακαδημαϊκός
• Αυτοκίνητο
• Εργασία
• Χρηματοοικονομική
• Υγεία
• ταυτότητα
• ΑΣΦΑΛΙΣΗ
• Ακίνητα

Οργανώστε τα αλφαβητικά, αλλά διατηρήστε το αρχείο ταυτότητας, με το πιστοποιητικό γέννησης, το διαβατήριό σας, τις κάρτες κοινωνικής ασφάλισης και οτιδήποτε άλλο χρησιμοποιείτε συχνά στο μπροστινό μέρος του πλαισίου αρχείου.

Τακτοποιήστε ένα οικιακό αρχείο

Ακολουθεί ένας καλός κανόνας για το τι πρέπει να αποθηκεύσετε στο οικιακό σας αρχείο: Οτιδήποτε μπορεί να χρειαστείτε στο μέλλον, αλλά δεν χρειάζεται να προβείτε σε ενέργειες αυτή τη στιγμή και αυτό δεν ανήκει στο αρχείο αρχειοθέτησής σας.

Αντί για ένα πλαίσιο αρχείων ή ένα δοχείο, δημιουργήστε ένα συνδετικό υλικό με ενότητες και, στη συνέχεια, τσέπες για να αποθηκεύσετε πράγματα όπως κουπόνια και κάρτες δώρων. Δημιουργήστε ενότητες για τα ακόλουθα:

• Κουπόνια και κουπόνια
• Δωροκάρτες
• Εκπτώσεις σε εκκρεμότητα
• Αποδείξεις για είδη με μεγάλο εισιτήριο, όπως συσκευές ή έπιπλα
• Ανταμοιβές και κάρτες επιβράβευσης
• Σημειώσεις και υλικό αναφοράς για επερχόμενα έργα στα οποία εργάζεστε
• Συνταγές
• Αποδείξεις για φόρους
• Τα ασφαλιστήρια συμβόλαια αυτοκινήτου / σπιτιού / ενοικιαστή

Ρυθμίστε ένα αρχείο δράσης

Το αρχείο ενέργειας είναι τα χαρτιά στα οποία πρέπει να αναλάβετε δράση και στη συνέχεια απορρίψτε. Κάθε σημαντικό έγγραφο που πρέπει να αρχειοθετηθεί μόνιμα ή για μεγάλο χρονικό διάστημα ανήκει στο οικιακό σας αρχείο. Τα αρχεία δράσης είναι φυσικές υπενθυμίσεις για πράγματα που πρέπει να κάνετε.

Χρησιμοποιήστε τα εισερχόμενα της επιφάνειας εργασίας για να κρατήσετε αυτά τα χαρτιά. Επιλέξτε κάτι διασκεδαστικό και πολύχρωμο, ώστε να μην ξεχνάτε ποτέ ότι το κουτί είναι εκεί και ότι τα αντικείμενα στο εσωτερικό χρειάζονται δράση! Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτό το πλαίσιο για τη διαχείριση αλληλογραφίας.

Ακολουθούν παραδείγματα για το τι πρέπει να διατηρήσετε στο αρχείο ενέργειας:

• Εισερχόμενη αλληλογραφία
• Προσκλήσεις για επερχόμενες εκδηλώσεις και τυχόν κάρτες απόκρισης που συνοδεύουν
• Λογαριασμοί προς πληρωμή και έπειτα τεμαχισμός ή ανακύκλωση
• Η άδεια γλιστράει για υπογραφή
• Υπενθυμίσεις ραντεβού
• Αποδείξεις για οτιδήποτε αγοράσατε πρόσφατα σε περίπτωση που αποφασίσετε να επιστρέψετε
• Αποδείξεις για οτιδήποτε περιμένετε να λάβετε

Θα μπορούσατε να χωρίσετε αυτό το αρχείο σε περισσότερες κατηγορίες, αλλά είναι πιο εύκολο να πετάξετε τα πάντα σε αυτό το πλαίσιο και στη συνέχεια να το διαβάσετε μία, δύο ή τρεις φορές την εβδομάδα. Σε αυτό το σημείο, μπορείτε να ανακυκλώσετε ή να τεμαχίσετε οτιδήποτε δεν χρειάζεστε πλέον, να αρχειοθετήσετε οτιδήποτε ανήκει στο αρχείο αρχείων ή οικιακών αρχείων και να αναλάβετε δράση για οτιδήποτε πρέπει να απαντηθεί. Ο στόχος είναι να διατηρήσετε αυτό το αρχείο όσο το δυνατόν μικρότερο.

Το κόλπο είναι ότι πρέπει να διαβάσετε αυτό το αρχείο τουλάχιστον μία φορά την εβδομάδα, κατά προτίμηση συχνότερα. Σας συνιστούμε να προσθέσετε αυτήν την εργασία στην προσωπική σας εβδομαδιαία ρουτίνα οργάνωσης για να σας βοηθήσουμε να μείνετε ενημερωμένοι.