Πώς να δώσετε προτεραιότητα στις εργασίες σας;

Έχετε λοιπόν όλα αυτά τα πράγματα που πρέπει να κάνετε κάθε μέρα και η λίστα υποχρεώσεων είναι πλήρης - πώς ξέρετε τι πρέπει να κάνετε πρώτο, δεύτερο και τρίτο;

Σχεδόν όλοι αισθάνονται ότι έχουν πάρα πολλά να κάνουν και πολύ λίγο χρόνο για να το κάνουν. Συχνά, αυτή η συντριπτική αίσθηση πηγάζει από την αδυναμία να δοθεί προτεραιότητα σε όλες αυτές τις φαινομενικά πιεστικές εργασίες. Εάν αισθάνεστε ότι η λίστα με τις υποχρεώσεις σας μεγαλώνει με το λεπτό και δεν ξέρετε καν από πού να ξεκινήσετε, δείτε πώς μπορείτε να προσδιορίσετε, να αξιολογήσετε και να δώσετε προτεραιότητα στις εργασίες σας.

1. Δημιουργήστε μια λίστα

Προτού προσπαθήσετε να ταξινομήσετε τις υποχρεώσεις σας κατά σειρά σπουδαιότητας, αφιερώστε χρόνο για να συντάξετε μια ολοκληρωμένη λίστα με όλα όσα χρειάζεστε ή θέλετε να ολοκληρώσετε. Χωρίστε τη λίστα σας σε ενότητες για διαφορετικούς τύπους εργασιών. Αυτές οι κατηγορίες θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν:

Καθημερινές ή εβδομαδιαίες εργασίες

Αυτά είναι συνηθισμένα "to-dos" που μπορεί να είναι προσωπικά (προγραμματισμός γευμάτων και ψώνια) ή σχετικές με την εργασία (εβδομαδιαία συνάντηση ομάδας.) Εάν ακολουθείτε ήδη μια καθημερινή ρουτίνα, θα εξοικειωθείτε με αυτές τις εργασίες. αν δεν το κάνετε, είναι καλή στιγμή για να δημιουργήσετε ένα. Αυτό που συμπεριλαμβάνετε μπορεί να διαφέρει - ορισμένα άτομα δεν θα πρέπει να υπενθυμίζουν στον εαυτό τους να ελέγχουν email ή να αγοράζουν είδη παντοπωλείου, αλλά άλλα θα εκτιμήσουν τις δομημένες υπενθυμίσεις για την εκτέλεση συγκεκριμένων ενεργειών σε συγκεκριμένες ώρες ή σε συγκεκριμένες ημέρες.

Εργασίες με προθεσμίες

Αυτά, προφανώς, πρέπει να γίνουν έως μια συγκεκριμένη ημερομηνία και απαιτούν προετοιμασία εκ των προτέρων. Παραδείγματα θα μπορούσαν να είναι μια σχολική εφημερίδα που λήγει σε τρεις εβδομάδες ή ένα πάρτι που σχεδιάζετε για έξι μήνες από τώρα. Αυτά τα είδη εργασιών - συχνά αποκαλούμενα έργα - μπορούν αργότερα να χωριστούν σε μικρότερα συστατικά - για παράδειγμα, το "γράψιμο χαρτί" μπορεί να αναλυθεί σε ανάγνωση των σχετικών βιβλίων, στην οργάνωση των σημειώσεών σας, στη σύνταξη ενός περιγράμματος, στη σύνταξη του πρώτου σχεδίου και ούτω καθεξής επί.

Επαναλαμβανόμενες εργασίες

Αυτά δεν συμβαίνουν σε καθημερινή ή εβδομαδιαία συχνότητα, αλλά δεν είναι ούτε εφάπαξ έργα. Οι επαναλαμβανόμενες εργασίες θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν ραντεβού οδοντιάτρου ή να κάνετε τους τριμηνιαίους φόρους σας.

Αυτοκινούμενα, απαραίτητα καθήκοντα

Αυτά είναι καθήκοντα ή έργα που γνωρίζετε ότι πρέπει να κάνετε, αλλά κανείς δεν θα σας κάνει. Σπάνια, αν ποτέ, έχουν ενσωματωμένο χρονικό όριο. Σκεφτείτε να βελτιώσετε τον ιστότοπό σας για μικρές επιχειρήσεις ή να βρείτε έναν νέο πάροχο πρωτοβάθμιας περίθαλψης.

Αυτοκινούμενα, όχι απαραίτητα καθήκοντα

Αυτές είναι οι πιο ευχάριστες δραστηριότητες που, ωστόσο, τείνουν να πέφτουν στο πλάι, καθώς άλλες, προφανώς απαραίτητες εργασίες τους ξεπερνούν. Σκεφτείτε να διαβάσετε για ευχαρίστηση ή να ασχοληθείτε με τα χόμπι.

Κάποια καθήκοντα

Αυτές οι εργασίες βρίσκονται στο κάτω μέρος της λίστας υποχρεώσεων ή στο πίσω μέρος του μυαλού σας, αλλά συνήθως δεν χρειάζεται να γίνουν σύντομα ή ποτέ. Παράδειγμα: βάψτε τα καλοριφέρ σας.

2. Οργανώστε τη λίστα σας

Μόλις καταχωρήσετε τα πάντα, μπορείτε να καταλάβετε τι πρέπει να κάνετε πρώτα και να οργανώσετε το πρόγραμμά σας. (Πώς το κάνετε αυτό - σε ένα φύλλο χαρτιού, σε έναν προγραμματιστή, σε μια εφαρμογή, σε απευθείας σύνδεση ημερολόγιο ή με άλλο τρόπο - έχει σημασία λιγότερο από αυτό που επιλέγετε μια μέθοδο που είναι κατάλληλη για εσάς και που θα χρησιμοποιήσετε.) Ακολουθούν ορισμένα κριτήρια για σκέφτομαι για:

Επείγον ή σημαντικό

Όλες οι εργασίες μπορούν να ταξινομηθούν σε μία από τις τέσσερις κατηγορίες. Οι επείγουσες και σημαντικές εργασίες πρέπει να γίνουν πρώτα, το συντομότερο δυνατόν. επείγοντα αλλά όχι σημαντικά καθήκοντα μπορούν να ανατεθούν εάν είναι δυνατόν, αλλά εάν όχι, το πρόγραμμά σας θα πρέπει να περιλαμβάνει αρκετή ευελιξία και επιπλέον χρόνο για να τα φιλοξενήσει όταν εμφανιστούν. Σημαντικά αλλά όχι επείγοντα καθήκοντα πρέπει να προγραμματίζονται πολύ νωρίτερα, ώστε να μην γίνουν επείγοντα. Οι εργασίες που δεν είναι ούτε σημαντικές ούτε επείγουσες μπορούν ενδεχομένως να εξαλειφθούν, αν και αν τους απολαμβάνετε, θα πρέπει να ταιριάξετε στο πρόγραμμά σας, ώστε να μην ξεφορτωθούν από πιο απαιτητικές υποχρεώσεις.

Αξιολογήστε την τιμή

Μπορείτε να κρίνετε την αξία μιας εργασίας με διάφορους τρόπους. Κάποιος μπορεί να είναι εάν επηρεάζονται άλλα άτομα και πόσο σημαντικά είναι αυτά τα άτομα για εσάς (η έγκριση του αφεντικού σας και η ευημερία των παιδιών που εξαρτώνται από εσάς είναι πιο σημαντικές από, για παράδειγμα, τις απόψεις μιας ομάδας ξένων που συμφωνήσατε για να συμμετάσχετε σε μια συνάντηση.) Μπορεί επίσης να εκχωρήσετε υψηλή αξία σε εργασίες που βλέπετε να αποδίδουν μακροπρόθεσμα, ή που θεωρείτε απλώς ανταμείβοντας.

Μια αναφορά που πιθανότατα θα συναντήσετε όταν διαβάζετε σχετικά με την ιεράρχηση των καθηκόντων είναι ο κανόνας 80-20 ή η αρχή του Pareto, η οποία αναφέρει ότι το 80% των αποτελεσμάτων προέρχεται από το 20% των αιτιών. Αυτό μπορεί ή όχι να αποδειχθεί αληθινό για εσάς, αλλά είναι μια καλή υπενθύμιση για να προσδιορίσετε τι πραγματικά ξοδεύετε χρόνο και ποια από τις προσπάθειές σας αποδίδει.

Συγχρονισμός και ευελιξία

Ένα λειτουργικό πρόγραμμα επιτρέπει αλλαγές και αναγνωρίζει χρονικούς περιορισμούς. Να είστε ρεαλιστικοί κατά την προτεραιότητα και τον προγραμματισμό των ημερών σας. Σε περίπτωση αμφιβολίας, υπερεκτιμήστε το χρόνο που θα χρειαστεί μια δεδομένη εργασία.

Εάν δύο καθήκοντα οφείλονται ταυτόχρονα, η επιλογή με την οποία εξαρτάται εξαρτάται από τον τρόπο με τον οποίο εργάζεστε καλύτερα. Μερικοί άνθρωποι προτιμούν να κάνουν τον απλούστερο στόχο να μην επικεντρωθεί στο πιο περίπλοκο. άλλοι θα αισθάνονται καθησυχασμένοι εάν ξεκινήσουν πρώτα στη δυσκολότερη εργασία και θα το κάνουν ή όλα πριν το προχωρήσουν. Θυμηθείτε ότι δεν χρειάζεται να αναλάβετε μία εργασία ή έργο από την αρχή έως το τέλος πριν προχωρήσετε στην επόμενη - εκτός εάν, φυσικά, βρείτε ότι η εργασία αυξάνει την παραγωγικότητά σας.

Περιορίστε τις καθημερινές σας υποχρεώσεις σε τρεις το πολύ. Η ημέρα μπορεί επίσης να περιλαμβάνει μικρότερα καθήκοντα που είναι πιο συνηθισμένα ή λιγότερο σημαντικά ή επείγοντα, αλλά η φόρτωση σε μεγάλες εργασίες θα οδηγήσει πιθανώς σε άγχος και απογοήτευση.

Θυμηθείτε ότι οι προτεραιότητες μπορούν να αλλάξουν - εάν το αφεντικό σας χρειάζεται να κάνετε κάτι τώρα, η προηγούμενη πρώτη σας προτεραιότητα πιθανότατα θα μειωθεί στη δεύτερη. Αυτός είναι ακόμη περισσότερο λόγος για να αφιερώσετε περισσότερο χρόνο στο πρόγραμμά σας για να επιτρέψετε την ευελιξία.

3. Μαζικές εργασίες

Ομαδοποίηση εργασιών είναι ένας από τους πιο αποτελεσματικούς, αποτελεσματικούς τρόπους για να ολοκληρώσετε αυτές τις ενοχλητικές, ολοκληρωμένες εργασίες. Η παρτίδα σημαίνει απλώς ότι εργάζεστε στον ίδιο τύπο εργασίας ξανά και ξανά πριν μεταβείτε σε κάτι άλλο. Το πρώτο βήμα είναι να προσδιορίσετε τις εργασίες που κάνετε ξανά και ξανά και στη συνέχεια να δημιουργήσετε μια απλή ροή εργασίας για να ακολουθήσουν. Στη συνέχεια, αντιμετωπίζετε αυτές τις εργασίες ταυτόχρονα χρησιμοποιώντας αυτήν τη ροή εργασίας.

Η παρτίδα απαιτεί την ολοκλήρωση παρόμοιων εργασιών που απαιτούν παρόμοιους πόρους σε "παρτίδες" για τη βελτίωση της αποδοτικότητας και της παραγωγικότητας. Ορίστε μερικά παραδείγματα:

• Πληρώστε όλους τους λογαριασμούς σας ταυτόχρονα
• Ανοίξτε όλα τα μηνύματά σας μία φορά την εβδομάδα και ενεργήστε αντί να το αφήνετε να συσσωρεύεται κάθε μέρα και να μην φτάνετε ποτέ

Η παρτίδα σάς επιτρέπει να μπείτε σε ένα αυλάκι κάνοντας την ίδια εργασία ξανά και ξανά, ώστε να μην χρειάζεται να χάνετε χρόνο να καταλάβετε οδηγίες ή τι πρέπει να κάνετε στη συνέχεια.

4. Εξαλείψτε τις εργασίες

Μόλις καταχωρίσετε όλες τις εργασίες σας και τις ταξινομήσετε από τις πιο σημαντικές έως τις λιγότερο, θα καταστεί σαφές ποιες εργασίες βρίσκονται στο κάτω μέρος της λίστας. Αυτά μπορεί μερικές φορές να ανατεθούν σε κάποιον άλλο, αλλά αν αυτό δεν είναι δυνατό, πρέπει να αποφασίσετε αν θα προγραμματίσετε μια ώρα για αυτούς ή θα τους εξαλείψετε.

Μπορεί να έχετε καθήκοντα στη λίστα σας που δεν χρειάζεται να κάνετε ή ακόμη και να θέλετε, αλλά αισθανθήκατε πιεσμένοι να προσθέσετε κάποια στιγμή (πηγαίνετε στο γυμναστήριο, παρακολουθήστε μια λέσχη βιβλίων.) Αυτά μπορούν να εξαλειφθούν εντελώς.

Τέλος, είναι δυνατόν απλά να έχετε πάρα πολλά να κάνετε - εάν δεν μπορείτε να κάνετε τα πάντα, αξιολογήστε τον φόρτο εργασίας σας για να διαπιστώσετε εάν χρειάζεστε μόνο περισσότερη πρακτική κατά την προτεραιότητα ή εάν πρέπει να πείτε σε κάποιον ότι δεν μπορείτε πλέον να συνεχίσετε να κάνετε συγκεκριμένη εργασία.