Ο σωστός τρόπος αντιμετώπισης ενός φακέλου

Έχετε ξεπεράσει τη συνήθεια να στέλνετε μηνύματα σαλιγκάρι και να έχετε άγχος σχετικά με την απλή πράξη της διεύθυνσης ενός φακέλου; Αυτό συμβαίνει όταν δεν το έχετε κάνει για λίγο, αλλά μην το αφήσετε να σας εμποδίσει να τοποθετήσετε ένα στυλό σε χαρτί και να στείλετε κάτι που απαιτεί σφραγίδα.

Είναι σημαντικό να τοποθετήσετε τις διευθύνσεις του παραλήπτη και του αποστολέα στα σωστά σημεία στο φάκελο. Ελέγξτε ξανά τη διεύθυνση του παραλήπτη για να βεβαιωθείτε ότι έχετε τη σωστή.

Είτε ασχολείστε με την ταχυδρομική υπηρεσία είτε στέλνετε επιστολόχαρτο σε κάποιον, πρέπει να γνωρίζετε τον σωστό τρόπο αντιμετώπισης του φακέλου. Μερικές φορές απαιτείται από εσάς να στείλετε έντυπη αλληλογραφία επιχείρησης μέσω ταχυδρομείου. Ενώ η αποστολή μηνυμάτων και ευχαριστιών σημειώσεις μέσω email έγινε αποδεκτή, ακόμη καλύτερη η εθιμοτυπία είναι να στείλετε μια χειρόγραφη σημείωση.

Απλά βήματα

Σε ορισμένες περιπτώσεις, είναι καλό να στέλνετε email, αλλά υπάρχουν περιπτώσεις που θα θελήσετε να χρησιμοποιήσετε μια ντεμοντέ μέθοδο αλληλογραφίας. Είτε στέλνετε μια πρόσκληση, ένα ευχαριστήριο σημείωμα ή μια επιστολή, θα πρέπει να συμπεριλάβετε ορισμένες βασικές πληροφορίες στο φάκελο για να βεβαιωθείτε ότι φτάνει στον προορισμό του εγκαίρως.

Η αντιμετώπιση ενός φακέλου δεν είναι δύσκολη αν καταλάβετε ορισμένα από τα βασικά. Το USPS πρέπει να γνωρίζει τον προορισμό καθώς και από πού προέρχεται το ταχυδρομείο σε περίπτωση που υπάρχει πρόβλημα με την παράδοση και πρέπει να επιστραφεί.

Ο σκοπός της ύπαρξης κατευθυντήριων γραμμών για την αντιμετώπιση του φακέλου είναι να διευκολυνθούν οι εργασίες των ταχυδρομικών εργαζομένων κατά τη διαλογή και την παράδοση του ταχυδρομείου. Εάν γίνετε πολύ δημιουργικοί, θα επιβραδύνετε την εταιρεία κινητής τηλεφωνίας και μπορεί ακόμη και να διακινδυνεύσετε να πάει το γράμμα σας σε λάθος διεύθυνση. Αποθηκεύστε τη δημιουργικότητά σας για ό, τι είναι μέσα για χάρη του USPS.

Επίσης, βεβαιωθείτε ότι γράφετε καθαρά για να διευκολύνετε την ανάγνωση της διεύθυνσης. Η χρήση γραμμικής γραφής ή πλάγιας γραμματοσειράς μπορεί να προκαλέσει πίεση στα μάτια του μεταφορέα.

Γενικές οδηγίες για την αλληλογραφία μας

Τις περισσότερες φορές μπορείτε να επιστρέψετε στους γενικούς προτεινόμενους κανόνες για τη διεύθυνση του φακέλου σας, είτε στέλνετε μια επαγγελματική επιστολή είτε ένα ευχαριστήριο σημείωμα. Στην επάνω αριστερή γωνία, θα χρειαστείτε το όνομα του αποστολέα στην επάνω γραμμή, τη διεύθυνση οδού ή το ταχυδρομικό κουτί στη δεύτερη γραμμή, καθώς και την πόλη, την πολιτεία και το ταχυδρομείο στην τρίτη γραμμή.

Στο κέντρο του φακέλου, θα πρέπει να βάλετε το όνομα του παραλήπτη που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στην επάνω γραμμή, τη διεύθυνση του δρόμου στην επόμενη γραμμή και την πόλη, την πολιτεία και το φερμουάρ στην τρίτη γραμμή - ακριβώς πώς θα γράφατε τον αποστολέα πληροφορίες. Ωστόσο, μπορεί να χρειαστείτε μια επιπλέον γραμμή για το όνομα της εταιρείας ή της μονάδας της διεύθυνσης, όπως έναν αριθμό διαμερίσματος ή σουίτας.

Θα θελήσετε να προσθέσετε τίτλους όπως "Dr." ή "κυρία" αν γνωρίζετε ότι ο παραλήπτης προτιμά να αντιμετωπίζεται ως τέτοιος. Θα πρέπει επίσης να το κάνετε αυτό όταν στέλνετε σε ένα ηλικιωμένο άτομο ή σε κάποιον που έχει την εξουσία να δείξει σεβασμό.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, όπως όταν μια γυναίκα ζει μόνη, οι άνθρωποι προτιμούν να μην έχουν τα πλήρη ονόματά τους στο εξωτερικό ενός φακέλου. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα αρχικό, όπως "M. Peabody." Αυτό καθιστά το όνομα λιγότερο συγκεκριμένο φύλο και μπορεί να δώσει στο άτομο μια πιο ασφαλή αίσθηση ανωνυμίας.

Εάν ο παραλήπτης μένει προσωρινά στο σπίτι κάποιου άλλου ή ανησυχείτε ότι το USPS ενδέχεται να μην παραδώσει την αλληλογραφία με άγνωστο όνομα, μπορείτε να προσθέσετε μια σημείωση κάτω από το όνομα του παραλήπτη ότι αυτό φροντίζει για κάποιον που ζει σε αυτήν τη διεύθυνση. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το "C / O John Smith" στη γραμμή κάτω από το "Mildred Thomas."

Δείγμα διεύθυνσης

Emma Smith
456 NW Silver Street
Apt 3N
Seattle, WA 98126

Κανόνες επαγγελματικής επιστολής

Κατά την αποστολή μιας επαγγελματικής επιστολής, θα πρέπει να διατηρήσετε την επαγγελματική εθιμοτυπία καθ 'όλη τη διάρκεια της διαδικασίας. Ξεκινήστε με τις γενικές οδηγίες και προσθέστε μερικές ακόμη πληροφορίες.

Μετά το όνομα του παραλήπτη, προσθέστε τη θέση του, όπως "Διευθυντής μάρκετινγκ". Προσπαθήστε να το κάνετε στην ίδια γραμμή με το όνομα, αλλά αν δεν υπάρχει αρκετός χώρος, μπορείτε να μετακινήσετε τον τίτλο στην επόμενη γραμμή.

Από κάτω, προσθέστε το όνομα της εταιρείας, ακολουθούμενο από τη διεύθυνση, όπως αναφέρεται στις παραπάνω γενικές οδηγίες. Εάν δεν είστε βέβαιοι για το όνομα του παραλήπτη, μπορείτε να γράψετε "Attn: Director of Marketing."

Δείγμα διεύθυνσης

Sydney Johnson, Creative Director
Smith & Co.
800 Ocean Avenue
Floor 10
Los Angeles, CA 90021

Αποστολή σε υπερπόντιες στρατιωτικές εγκαταστάσεις

Όταν στέλνετε μια επιστολή σε ένα άτομο στο στρατό που βρίσκεται στο εξωτερικό, χρησιμοποιήστε τις ίδιες γενικές οδηγίες με μερικές προσθήκες. Θα θελήσετε να προσθέσετε την κατάταξη και το πλήρες όνομα του παραλήπτη. Ο αριθμός μονάδας ή μοίρας θα πρέπει να βρίσκεται στη δεύτερη γραμμή.

Η επόμενη γραμμή θα πρέπει να περιλαμβάνει APO ή FPO, ανάλογα με το πού βρίσκεται το άτομο, ακολουθούμενο από τη συντομογραφία της περιοχής. Η τελευταία γραμμή πρέπει να περιλαμβάνει το όνομα ή τη συντομογραφία της χώρας με κεφαλαία γράμματα. Προσθέστε πάντα τον πλήρη ταχυδρομικό κώδικα για να βεβαιωθείτε ότι φτάνει στον προορισμό που θέλετε.

Δείγμα διεύθυνσης

SGT Marcus Rosa
Unit 345 Box 21
APO AA 92136

Κανόνες διεύθυνσης για αποστολή σε άλλες χώρες

Οι γενικοί κανόνες για την αντιμετώπιση ενός φακέλου για ευρωπαϊκούς ή άλλους υπερπόντιους προορισμούς είναι παρόμοιοι. Ξεκινήστε με το όνομα και τον τίτλο του παραλήπτη στην πρώτη γραμμή, ακολουθούμενο από τη διεύθυνση του δρόμου στη δεύτερη, την πόλη, την επαρχία και την κατάσταση με τον ταχυδρομικό κώδικα στην επόμενη γραμμή. Η τελευταία γραμμή πρέπει να έχει το όνομα της χώρας σε όλα τα ανώτατα όρια. Κάτω από τη διεύθυνση επιστροφής σας, θα πρέπει να συμπεριλάβετε το "USA"

Δείγμα διεύθυνσης

Andrea Jimenez
Carrer de la Pau 15
46001 Βαλένθια (Αλικάντε)
ΙΣΠΑΝΙΑ