Επαγγελματική συνάντηση εθιμοτυπίας

Εργάζεστε σε μια εταιρεία που έχει συχνές συναντήσεις; Αναρωτιέστε ποτέ τι πρέπει να κάνετε και τι θεωρείται σωστή συμπεριφορά σε αυτές τις συγκεντρώσεις; Μήπως φοβάσαι να παρευρεθείς στις συναντήσεις επειδή φοβάσαι ότι μπορεί να διαπράξεις ένα ψεύτικο παζλ που θα μπορούσε να θέσει σε κίνδυνο τη θέση σου ή τις ευκαιρίες προόδου;

Συνήθως, οι διευθυντές, οι ηγέτες της ομάδας ή τα στελέχη εταιρειών διατηρούν το δικαίωμα να ξεκινήσουν επιχειρηματικές συναντήσεις όταν αισθάνονται την ανάγκη. Είτε πρόκειται για τακτικά προγραμματισμένες εκδηλώσεις είτε για συγκεκριμένους σκοπούς, όλοι οι παρευρισκόμενοι πρέπει να ακολουθούν τις σωστές οδηγίες επιχειρηματικής δεοντολογίας.

Ηγέτης

Πριν από τη συνάντηση, είναι σημαντικό να οργανώσετε τα πάντα, ώστε να μην χάνετε πολύτιμο χρόνο κανενός. Θέλετε να λειτουργεί όσο το δυνατόν πιο ομαλά και σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα, αλλά να αφήνετε χρόνο για ερωτήσεις και σχόλια εάν είναι δυνατόν. Το κλειδί είναι να δείξουμε σεβασμό σε όλους τους εμπλεκόμενους.

Ακολουθούν ορισμένες προτεινόμενες οδηγίες:

• Έχετε γραπτή ατζέντα με λογική ακολουθία και ρεαλιστικούς χρόνους. Εάν ο χρόνος και οι πόροι το επιτρέπουν, στείλτε αντίγραφα σε όλους όσους θα παρευρεθούν.
• Στείλτε μια πρόσκληση σε υποψήφιους συμμετέχοντες με όσο το δυνατόν περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με τη συνάντηση, όπως τοποθεσία, ώρα έναρξης, τι να φέρετε και ώρα λήξης.
• Ξεκινήστε με έναν φιλικό χαιρετισμό και ενημερώστε όλους πότε είναι εντάξει να κάνετε ερωτήσεις.
• Πάρτε νερό στο βάθρο ή μπροστά από το δωμάτιο και πιείτε το ανάμεσα σε θέματα ή όταν μιλάει κάποιος άλλος.
• Δεν χρειάζεται να γράψετε κατά γράμμα την ομιλία σας, αλλά πρέπει τουλάχιστον να έχετε κουκκίδες στις σημειώσεις σας. Εάν δεν το κάνετε, μπορεί να σας κάνει να μετακινηθείτε από το ένα θέμα στο άλλο και να χάσετε αυτό που πρέπει να πείτε. Αυτό μπορεί να σας κάνει να χάνετε χρόνο και να αφήσετε τους παρευρισκόμενους να αναρωτιούνται για το σημείο της συνάντησης.
• Να γνωρίζετε τη γλώσσα του σώματος των παρευρισκομένων σας. Εάν δείτε ότι οι άνθρωποι χάνουν ενδιαφέρον, σταματήστε και ελέγξτε τον εαυτό σας για να βεβαιωθείτε ότι δεν επαναλαμβάνετε πληροφορίες ή δεν ξοδεύετε πολύ χρόνο σε κάτι που δεν είναι σχετικό.
• Έχετε μερικά ανέκδοτα για να διατηρήσετε τη συνάντηση ενδιαφέρουσα. Ωστόσο, αποφύγετε να λέτε ακατάλληλα αστεία που έχουν ακόμη και μια υπόδειξη σεξισμού, ρατσισμού ή οτιδήποτε άλλο που μπορεί να προσβάλει άλλους.
• Ποτέ μην κλέβετε τις ιδέες των άλλων και μην τις ονομάζετε δικές σας. Πάντα δίνετε πίστωση σε άλλους για ιδέες και επιτυχημένες εργασίες.
• Ενώ είναι εντάξει να κινούνται λίγο, μην βηματοδοτήσεις μπρος-πίσω στο μπροστινό μέρος του δωματίου. Αυτό σε κάνει να φαίνεται νευρικό.
• Κατά τη διάρκεια της περιόδου ερωτήσεων και απαντήσεων, παραμείνετε αθόρυβοι έως ότου το άτομο που ζητά να τελειώσει πριν απαντήσει. Εάν δεν καταλαβαίνετε την ερώτηση, ζητήστε του να την επαναλάβει ή να εξηγήσει περαιτέρω το ερώτημα.
• Εάν κάποιος φαίνεται θυμωμένος ή εχθρικός, διατηρήστε την ψυχραιμία σας και ζητήστε από το άτομο να το συζητήσει μαζί σας αργότερα.
• Τερματίστε τη συνάντηση νωρίς εάν είναι δυνατόν. Είναι καλύτερο να είναι μικρότερο από το να χάνει την προσοχή όσων παρευρίσκονται.

Συμμετέχοντες

Όλοι όσοι καλούνται στη σύσκεψη πρέπει να παρευρίσκονται εκτός εάν το επιτρέπουν οι περιστάσεις. Εάν γνωρίζετε εκ των προτέρων τη συνάντηση, σκεφτείτε το ενδεχόμενο να αφιερώσετε επιπλέον χρόνο με τον προσωπικό σας καλλωπισμό για να δείξετε σεβασμό σε τυχόν επόπτες που παρευρίσκονται. Φόρεμα κατάλληλα για επιχειρηματικό επίπεδο.

Συμβουλές τρόπων συνάντησης:

• Εάν σας ζητηθεί να στείλετε ένα μήνυμα επιβεβαίωσης, κάντε το μόλις εισαγάγετε τη σύσκεψη στο ημερολόγιό σας.
• Εμφάνιση εγκαίρως. Φτάστε εκεί λίγα λεπτά νωρίτερα αν είναι δυνατόν.
• Ελέγξτε το κινητό σας τηλέφωνο και βεβαιωθείτε ότι είναι αθόρυβο ή απενεργοποιημένο. Δεν πρέπει ποτέ να στέλνετε μηνύματα κειμένου κατά τη διάρκεια μιας σύσκεψης, εκτός εάν ο αρχηγός σας ζητήσει για ένα συγκεκριμένο άτομο.
• Εάν σερβίρονται αναψυκτικά, ένα ποτό είναι αποδεκτό. Ωστόσο, αν δεν τρώνε όλοι οι άλλοι, περιμένετε μέχρι να τελειώσει η συνάντηση για να πάρετε ένα σνακ.
• Εάν πρόκειται για μια συνάντηση μεσημεριανού γεύματος, φέρετε το φαγητό σας στο τραπέζι και φάτε το όσο το δυνατόν πιο ήσυχα και χωρίς να τραβήξετε την προσοχή στον εαυτό σας.
• Μην συζητάτε ή ανταλλάσσετε σημειώσεις με άλλους συμμετέχοντες. Αυτό είναι πολύ ενοχλητικό και μπορεί να δώσει την εντύπωση ότι δεν παίρνετε τη δουλειά σας αρκετά σοβαρά για να δώσετε ιδιαίτερη προσοχή σε αυτό που συζητείται.
• Εάν σας ζητηθεί, απαντήστε όσο το δυνατόν πιο άμεσα. Όταν δεν γνωρίζετε την απάντηση, ζητήστε συγγνώμη και να είστε ειλικρινείς. Καμία απάντηση δεν είναι καλύτερη από τη λάθος.
• Μετά τη συνάντηση, ευχαριστώ τον ομιλητή.
• Μην παραμείνετε στην αίθουσα συσκέψεων περισσότερο από όσο χρειάζεται. Η παρέα θα σας κάνει να φαίνεστε αδρανείς και δεν θέλετε το αφεντικό να πιστεύει ότι χρησιμοποιείτε τη συνάντηση για να αποφύγετε τα καθήκοντά σας.

Συναντήσεις σε εστιατόριο

Μερικές φορές καλείται μια συνάντηση μεσημεριανού γεύματος και μπορεί να πραγματοποιηθεί σε ένα εστιατόριο. Ακόμα κι αν αυτό είναι μακριά από το γραφείο, θυμηθείτε ότι εξακολουθείτε να εργάζεστε.

Πρόσθετες συμβουλές για συναντήσεις σε εστιατόρια:

• Μην ξεχνάτε ποτέ τους τρόπους σας.
• Χειριστείτε τις ατυχίες του γεύματος με χάρη και καλές συμπεριφορές.
• Χρησιμοποιήστε κατάλληλα σκεύη. Εάν έχετε αμφιβολίες ποια πιρούνια ακολουθεί κάθε μάθημα, ακολουθήστε το άτομο που ηγείται της συνάντησης.
• Εάν βρίσκεστε σε εστιατόριο με μπουφέ, μάθετε τους κατάλληλους τρόπους για να βοηθήσετε τον εαυτό σας.
• Ακολουθήστε τις κατάλληλες οδηγίες για την κατανάλωση δακτύλων.